転職するときの最後の仕事!スムーズな引き継ぎの流れ6ステップ

転職先や退社することが決まったら、最後の仕事「引き継ぎ」があります。

引き継ぎは「自分が担当していた仕事を、後任にお願いする業務」。仕事は担当者しか詳しく分からないことが多いので、引き継ぎでしっかり共有しておく必要があります。

「もう会社からいなくなるし、別に適当で良いのでは?」と思うかもしれませんが、引き継ぎきちんとすると自分にもメリットがあります

気持ち良く次の仕事を頑張るには、引き継ぎもしっかりと!

転職する会社が決まると、「今の仕事はもう適当でいいか・・」と思うこともあると思います。

ただ、スッキリと気持ち良く次の仕事を頑張るには、引き継ぎまできちんとこなすことが大切。

少し精神的になってしまいますが、縁はどこかでつながっているもの。適当な引き継ぎで今の会社に迷惑をかけて転職すると、そのツケは何かの形であなたに返ってくる可能性があります(汗)

逆に最後までしっかり仕事を頑張ると、今の会社の人たちも「残念だけど、頑張ってね」と気持ち良く送り出してもらえます。

特に技術職の場合は専門的な仕事が多く、自分しかわからないこともあるもの。テスト作業や設備の保守点検の仕方、データのまとめ方など、細かなところまで共有しておかないと、後任の人がエライことになってしまいます・・。

引き継ぎのルールは「後任の担当者が、問題なく仕事できるようにすること」。これを意識しておきましょう。

ちなみに管理人が前に働いていた会社でも、退職希望を伝えた翌日から急に仕事が適当になった人がいました。

「どうせ辞めるから別にいい」という感じで、周りの人にはかなりの迷惑がかかり、その人に対する悪評も広がりました。その人は転職して、上手くやれているんだろうか・・。

研究や開発の仕事をする人は、もの静かな人やコミュニケーションが苦手な人が多いです。「見れば分かるだろう」という感じで引き継ぎを済ませる人も中にはいますが、これでは良い引き継ぎとは言えません。後任のためにも、何より自分自身のためにも、キッチリ引き継ぎをしましょう。

引き継ぎは計画的に!完全に後任へスイッチするまでの目安は2週間〜1ヶ月

引き継ぎは下のような流れで進めます。やみくもに情報を共有するのではなく、きちんと計画を立てて進めることが大切!後任へ完全にスイッチするまで、2週間〜1ヶ月ほど見ておくと良いです。

【スムーズな引き継ぎ・6ステップ】

  1. 後任に任せる仕事を整理する。
  2. 仕事に必要な資料などをまとめる。
  3. 必要に応じて、マニュアルを作る。
  4. 後任の担当者に声をかけ、引き継ぎの話をする。
  5. できれば自分と後任の担当者で、しばらく一緒に仕事をする。関係者への挨拶もする。
  6. 退社後、1週間くらいは確認の電話がこないか心の準備をしておく(笑)

1. 後任に任せる仕事を整理する

いきなり後任の同僚に「引き継ぎやるから」と声をかけるのではなく、まずは任せる仕事を整理しましょう。何を伝えないといけなくて、注意すべき点は何なのか、など、ひと通り洗い出します。紙やワードなどに、ざっと書き出すと良いです。少し面倒かもしれませんが、このひと手間で引き継ぎの質が変わります。

2. 仕事に必要な資料などをまとめる

これまで担当していた業務に必要なマニュアルや関連資料があるなら、ファイルなどにまとめます。なるべく見やすく整えておくと、後任が助かります。ファイルにはタイトルを付けておくと、より分かりやすくなります。

3. 必要に応じて、マニュアルを作る

必要に応じて、自分でマニュアルを作るのも良いです。PDF1ページでも良いのでポイントや手順をまとめておくと、後任がそれを確認しながら仕事を進められます。マニュアルを作らないと場合によっては「あの件なんですが、どうやるかを聞きたくて・・。すいません」と電話がかかってきて、逆に手間がかかることもあります。

4. 後任の担当者に声をかけ、引き継ぎの話をする

ここまでを終えたら、後任の担当者に「引き継ぎの話をしたいんだけど、ちょっと時間取れない?」と声をかけます。

5. できれば自分と後任の担当者で、しばらく一緒に仕事をする。関係者への挨拶もする

話を終えたらできれば自分と後任で、一緒に仕事をする期間があると良いです。

「資料やマニュアルを渡して、ハイ終わり」という感じだと、資料などにないところで分からないことが出てくる可能性があります。そのため後任が気になる点を質問・確認できるよう、しばらく一緒に仕事をしましょう。

また、必要に応じて取引先など、関係者への挨拶もします。「退社することになりまして、今後は私に代わってこの山田が担当になります」のような感じで伝えます。先方の都合が悪ければ、メールで済ませましょう。後任からも挨拶メールを送るように伝えておきます。

6. 退社後1週間くらいは、確認の電話がこないか心の準備をしておく(笑)

こうして後任の担当者がひと通りの業務を把握したら、引き継ぎは終了。あなたの最後の仕事も完了です。

ただ、場合によってはしばらくしてから、分からないことが出てくることもあります。そのため退社後1週間くらいは、「前職の会社から電話がかかってくるかもしれない」と思っておくほうが良いです。退社したら一切電話に出ないという感じより、さっと出て解決するほうがラクです。

円満退社すると、どこかでまた良い縁があることも

以上の6ステップが、スムーズな引き継ぎの流れです。少し面倒に感じるかもしれませんが、しっかり引き継ぎを終えると、円満退社につながります。縁はどこかでつながっているものなので、今の会社に最後まで貢献することで、きっと今後のあなたにも良いことがあるはず。気持ちをスッキリさせて、次の仕事に向かいましょう!